Jak stihnout více

Jedním ze způsobů, jak si podstatně ulehčit život, je ovládnout alespoň základy osobní správy času. Každý si o sobě přirozeně myslí, že je nenahraditelný a tudíž pořád vytížený. Když se snažíte skloubit dohromady školu a práci, tak je celkem snadné se zahltit. A o to víc je potřeba se zamyslet, jak dělat věci lépe a rychleji. Během posledních 2 let se mi dostalo na doporučení do ruky hned několik zajímavých návodů/systémů/úvah - Zen a hotovo, Soustředění, The 7 Habbits of Highly Effective Poeple či Getting things done. Zprvu skeptický postoj vystřídalo nadšení z toho, jak se mi najednou změní život a vše bude sluníčkové. No a pak přijde vystřízlivění, protože najet trvale na jiný režim je zatraceně těžké. Je fajn si výše uvedené přečíst, zamyslet se nad tím, vyzkoušet si to a následně to zjednodušit natolik, aby vás to neotravovalo a přitom vám to stále pomáhalo. K čemu jsem došel já?

1. Google kalendář

Tohle je můj základní stavební kámen. I v dobách největší krize, kdy jsem všechna ostatní pravidla hodil za hlavu, mě tahle jediná věc držela nazpět od úplného chaosu. Do kalendáře si už několik let cpu všechno, co se dá časově naplánovat. Základem je si samozřejmě naimportovat všechny rozvrhy a vyčlenit si pravidelné bloky pro cvičení/tréninky. No a pak už si do něho jenom přidáváte jednorázové události. Jednou ze super funkcí je možnost nastavit si připomínky - pro jednorázové události mám nastavené upozornění 60min předem prostřednictvím notifikace na mobilu a v prohlížeči. Už se mi proto nestává, že bych zapomněl někam přijít, pokud teda zrovna nezaspím :-).

2. Vypnout si všechny notifikace

Chytré mobily/tablety se nás snaží na všechno upozorňovat - nová zpráva na facebooku, nový email, nový follower na twitteru. Pokud takovéto vyrušení přijde zrovna behěm toho, kdy na něčem pracujete, tak může trvat i 20 minut než se dostanete zpět do předchozího “soustředěného” stavu. Jednoduchá pomoc - všechny je zakažte. Nic vám neuteče, pokud si komentář u svého příspěvku přečtete o 2 hodiny později. Jedinou výjimku představuje kalendář.

3. Omezit emaily

Už jste si vypli push notifikace? Skvěle. Dalším krokem je si vyhradit časové bloky, kdy se budete věnovat novým emailům. Ideální by bylo kontrolovat je jen 1x denně. Chce to začít postupně - udělat si takovéto bloky třeba 3 a následně jejich počet snižovat. Nakonec přijdete na to, že se opravdu kvůli tomu svět nezastaví. Nejlepší je otevřít emaily až po poledni. Ono totiž dost často tam číhají různé požáry, které je potřeba co nejrychleji uhasit. Klidná snídaně, nějaké cvičení a hodinka práce před oběděm se najednou promění v neplánované řešení krizí, což poznamená i zbytek dne.

4. Ořezat Facebook / Twitter

Základní stav = zavřeno. U Twitteru mám limit 30 - to jest počet lidí, které sleduji. Když chci přidat někoho nového, tak musím někoho staršího vyhodit. Na Facebooku to tak snadné není, jelikož slouží i jako komunikační nástroj (chat). Naštěstí existuje způsob, jak si svůj feed parádně zredukovat - můžete si lidi přeřazovat do skupiny “známých” a jejich příspěvky se vám tak nebudou nadále zobrazovat. Ruku na srdce, většinu lidí opravdu nestojí za to trvale sledovat, na druhou stranu by bylo hloupé přijít o možnost je přes facebook kontaktovat. Osobně sleduji povětšinou jenom lidi, které potkávám minimálně 1x týdně i v reálu (mají pro mě nejrelevantnější informace) + cca dalších 20 lidí - nejbližší přátele/rodina + lidé které bych sledoval dobrovolně i na Twitteru, jelikož chápou, že nikoho nezajímá, co měli právě k večeři.

5. Nesledovat zprávy

Základem je se vyvarovat televizním zprávám (i novinám), protože obzvláště ty české mají nulovou informační hodnotu a přitom jejich sledování zabírá hodně času. A pak je potřeba se rozloučit i s internetovou verzí. Že nebudete vědět, co se kolem děje? Že vám něco uteče? Stačí používat výše zmíněný Twitter a neodfláknout počáteční výběr lidí, které sledujete. Pokud se odehraje opravdu něco důležitého, tak si buďte jisti, že to Twitterem projede jako blesk. A pokud přesto trváte na obsáhlejším zdroji, tak doporučuji úžasnou aplikaci Flipboard.

6. Zapisovat a třídit si úkoly

Tohle je to nejtěžší. Úvaha je taková, že pokud má člověk plnou hlavu myšlenek o tom, co by měl udělat, tak se nedokáže nikdy plně soustředit ani si odpočinout. Cílem je všechny tyto věci přesunout z paměti na papír a chodit tak s prázdnou hlavou. Rozumné je se přidržet systému na bázi Getting things done. V kostce: máte inbox, kam si hážete všechno co vás kdykoliv napadne. Jakmile máte během dne pár minut času, tak si věci z inboxu přesunete do jiných složek (Today, Tomorrow, Next, Someday, Waiting). A pak už jen stačí se každý den ráno podívat, co máte ve složce Today a každý večer na to co vás čeká druhý den. A jednou za čas byste měli proběhnout i ostatní kategorie. Samozřejmě GTD je mnohem propracovanější, ale tohle je základ, který mi stačí.

Na zapisování můžete použít papír a tužku. Potíž je v tom, že je musíte nosit stále u sebe. Používám tedy raději mobil a aplikaci Doit.im, která je pro tohle přímo stvořená. Zkoušel jsem zprvu používat Evernote. Ten se ale pro tohle vůbec nehodí - na to je moc těžkopádný. Nicméně své místo u mě má - je to dobré úložiště, kam se dá házet vše na co nestačí záložka v prohlížeči či co ještě neuzrálo pro blog nebo jiný dokument.

7. Mít a dodržovat základní rutinu

Hodina cvičení (posilování, plavání, tenis, běhání… cokoliv, co vás baví) a hodina čtení. Přínos cvičení je celkem jasný - má ohromný vliv (nejen) na náladu a je proto ideální si ho naplánovat na dopoledne. Čtení zase slouží jako duševní relax, kdy na hodinu přestanete přemýšlet o čemkoliv jiném (ideální před spaním). Proč píšu o rutině? Je potřeba si na tyhle věci najít čas každý den, bez výjimek. I pokud budete mít extra mizerný den a nestihnete dokončit nic jiného než toto, tak pořád budete mít na jeho konci relativně dobrý pocit. A o to jde především. A jak to vidíte vy?